L'histoire de la douchette

Ou comment créer des cartes de lecteur, des étiquettes de code-barre et des étiquettes pour les cotes des livres.



Il était une fois une douchette qui s'ennuyait dans le placard du chef. La prof doc nouvellement arrivée dans un CDI tout neuf et sans livres se disait que peut-être ce serait intelligent, dès le début, de l'utiliser et mettre des codes-barres sur ces livres pour pouvoir faciliter la saisie et le retour des prêts.

Etape 1 : faire fonctionner la douchette !


Un code-barres est simplement un texte codé sous la forme de petites barres noires lisibles par un appareil. Il existe plusieurs codages, EAN 13 étant celui des codes-barres commerciaux. Le principe d'une douchette est de lire un code-barre et d'envoyer l'information à l'ordinateur, comme si on avait tapé l'information sur le clavier.

Pour tester cela, on peut ouvrir n'importe quel éditeur de texte (Bloc-Notes, Notepad++), bipper et voir si quelque chose s'affiche dans le fichier. Et si possible que le quelque chose corresponde à ce qu'on a lu, ce serait mieux.

La douchette en stock dans le placard est un modèle Zebra DS2278. Je ne connais pas grand-chose en douchettes, mais elle a l'air d'être un modèle fantastique selon le site du fabricant, qui lit tous les code-barres du monde !  Je disposais juste de la douchette et d'une page d'explications très peu claires avec des codes-barres et un tableau de correspondance entre les bips de la douchette et leur signification.

Donc j'essaie de brancher la douchette à l'ordinateur avec un cable USB-microUSB : elle clignote en vert, donc elle charge bien, mais elle ne bippe pas. Quand je la débranche, elle bippe en erreur de transmission (évidemment, elle ne peut pas transmettre, puisqu'elle n'est pas connectée). Et après quelques recherches, la douchette parle en BlueTooth !

Donc hop, je récupère la clef Bluebooth qui traine chez moi et qui ne sert à rien, je la branche sur le PC du CDI, j'installe le logiciel Zebra Cordless Scan to Connect, et je teste tout cela. Et ça marche.

Donc maintenant :
  • au démarrage de la machine, l'utilitaire Scan to Connect s'allume
  • je scanne le code-barre affiché par l'utilitaire pour créer la connexion douchette-PC
  • et hop ma douchette est ready to scan !

Etape 2 : utiliser la douchette pour saisir les livres dans la base


Ce qui est super avec une douchette : pouvoir prendre une pile de livres, ouvrir Moccam,  ouvrir la page de recherche par lot d'ISBN, et scanner un par un les livres pour lancer directement la recherche de notices. Et ensuite les importer dans BCDI et les corriger, mais ça c'est une autre histoire ...

Etape 3 : créer des cartes de lecteur


Ils veulent des cartes de bibliothèque, mes petits élèves ... et je suis bien d'accord avec eux : c'est cool, et ça me permet de tricher et d'apprendre leurs prénoms plus facilement quand ils me montrent leur carte ! D'autant qu'avec le masque, j'ai énormément de difficultés à associer un prénom à des élèves qui se ressemblent et qui ont la même coupe de cheveux.

Mais les cartes d'emprunteur générées par BCDI sont d'une part extrêmement laides, et d'autre part, ma douchette ne les lit pas correctement. En testant sur quelques cartes, l'emprunteur 19 est lu comme 39 par exemple par la douchette. J'ai choisi de ne pas explorer les raisons métaphysiques des problèmes de codage entre BCDI et la douchette, mais de créer mes propres cartes, si possible plus jolies.

Nous avons la chance dans l'académie de Lille d'avoir un abonnement à Microsoft Office pour tout le monde. Qui est quand même une suite logicielle beaucoup plus efficiente que LibreOffice, même si elle n'est pas libre.

Donc pour créer ces cartes, j'ai suivi la procédure suivante :
  • créer une liste sous Excel de mes emprunteurs avec 4 champs : classe, numero, prenom, nom (attention, dans les noms de champs, pas d'espace, de caractères accentués, etc .... sous peine de risques de problèmes)
  • créer sous Word une carte d'emprunteur au format 60mm x 90mm (format carte de visite taille européenne)
  • créer un publipostage à partir du fichier Excel qui affiche les différentes informations, et notamment utiliser le paramètre magique de Word qui crée les codes-barres (j'ai fait des QR code, c'est plus joli)
  • lancer le publipostage et l'impression de mes cartes
  • plastifier mes cartes avec des petites pochettes de plastification de format carte de visite
  • distribuer aux élèves !
Voici le modèle de carte que cela donne (sans les logos etc ...) :



Et voici les informations à mettre dans le publipostage :



Et surtout le truc qui tue !

Word crée automatiquement des codes-barres à partir du contenu d'un champ. J'ai utilisé le paramètre suivant : {MergeBarCode Numero QR}

Ce paramètre affiche le contenu du champ Numero sous la forme d'un QR Code.

Quand on passe en mode visualiser les résultats, on n'a pas forcément les QR code qui s'affichent, mais une mise en page toute pourrie (voir image ci-dessous) : ne pas hésiter finaliser le publipostage et créer le document en cliquant sur "modifier les documents individuels", parce qu'on se rend compte que ça marche. Pour revenir à la mise en page initiale, faire un clic droit sur un champ et "basculer les codes de champs" pour y voir plus clair.




Ma réflexion sur ce système :

Une fois que j'ai un PDF avec 75 cartes individuelles, l'impression de 8 cartes par page est compliquée à gérer pour avoir des cartes correctes en niveau de zoom. L'année prochaine, je pense que je travaillerai en mode "étiquettes" pour avoir des dimensions correctes dès le départ.

Ce système fonctionne parce que je n'ai que 75 élèves cette année, et que plastifier 75 cartes était faisable. Quand j'aurai plus d'élèves, il faudra peut-être travailler un peu sur la "rapidité" de la partie manuelle.

La cerise sur le gâteau, voilà mes fichiers anonymisés si vous voulez tester : ZIP


Le résultat final : quand un élève veut emprunter, j'ouvre la partie "prêt" de BCDI, je scanne la carte, et le numéro d'emprunteur est entré automatiquement suivi d'un retour chariot (touche Entrée). Et je vois son compte, je peux ensuite entrer le numéro de l'exemplaire à prêter (bientôt avec la douchette aussi).

Etape 4 : créer les cotes et les étiquettes pour les livres


J'ai longtemps hésité à faire des planches d'étiquettes avec les cotes et le code-barre en même temps, mais finalement, c'est plus simple de faire des planches de code-barres indépendantes. Cela permet d'éditer des pages entières de code-barres d'avance, et de se concentrer sur les cotes parallèlement, qui sont des fois un peu ésotériques.

Etape 4.1 - créer les planches de code-barres.

J'utilise encore une fois la fonction MergeBarCode de Word, avec le système de publipostage à partir d'une liste d'exemplaires. Ce qui permet aussi de ré-éditer des codes-barres manquants le jour où j'en ai besoin.

Et je choisis encore les QR Code parce que c'est moderne.

J'ai donc :
- un fichier Excel comportant une colonne avec une première ligne incluant le nom de la colonne (soit EX pour moi) et ensuite les numéros des exemplaires à la suite
- un fichier Word avec un publipostage (j'ai enlevé l'acronyme de mon école)

Je crée donc par publipostage un fichier étiquettes que j'imprime sur des planches autocollantes A4, je découpe et je colle sur mes documents. Puis soit je recouvre tout le livre avec du film (Protofilm version bleue), soit je recouvre juste l'étiquette.

Et voici tous mes fichiers dans un ZIP : télécharger le fichier des codes-barres

Etape 4.2 - ma macro magique pour les cotes

To be continued.

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